Großgerätebestellungen

Definition „Großgerät“:

Ein Großgerät ist die Summe der Geräteteile einschließlich Zubehör, die für einen Betriebszustand eine Funktionseinheit bildet. Zwischen dem Grundgerät (einschließlich Software) und dem Zubehör - dazu können auch die für den Betrieb nicht unmittelbar notwendigen methodischen und messtechnischen Ergänzungen oder Hilfsmittel gehören - soll eine angemessene Relation bestehen.

Großgeräte dienen der Forschung, der Lehre und der Krankenversorgung.

Betriebstechnische Einrichtungen sind keine Großgeräte.

Hinweise zum Begutachtungsverfahren

1. Begutachtungsverfahren

Grundsätzlich sind alle Großgeräte, die ganz oder teilweise mit öffentlichen Mittel finanziert werden, von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) bzw. der IT-Kommission der Hochschulen des Landes (IT-KOM) zu begutachten.

1.1 Wertgrenzen

Universitäten: 200 T€
Fachhochschulen, Kunsthochschulen: 100 T€
(jeweils brutto)

1.2 Anträge

1.2.1 Forschungsgroßgeräte nach Art. 91b Grundgesetz (GG) und

Großgeräte der Länder (ohne CIP-Anträge)

Die Begutachtung für die Programme „Großgeräte der Länder“ und „Forschungsgroßgeräte nach Art. 91b GG“ erfolgt durch die DFG.
Die aktuellen Antragsformulare befinden sich auf der DFG-Homepage.
Darüber hinaus sind dort Merkblätter und Leitfäden eingestellt. Diese sind zu beachten.
Die dem jeweiligen Antrag beizufügenden Angebote sollen nicht älter als drei Monate sein. Die im Antragsformular einzutragenden Kosten müssen mit dem favorisierten Angebot übereinstimmen und nachvollziehbar dargestellt sein. Die Mehrwertsteuer ist einzurechnen. Bei mehreren Teilangeboten ist eine Übersicht incl. Summenbildung beizufügen.
Weichen die Kosten der Beantragung von denen in der bestätigten Prioritätenliste ab, ist im Anschreiben an das MW grundsätzlich darauf hinzuweisen. Darüber hinaus sind Kostenerhöhungen von 5% oder 20 T€ zu begründen und ggf. Vorschläge zum Ausgleich zu unterbreiten.
Erforderliche Baumaßnahmen sind nicht Bestandteil des Großgeräteantrages und parallel zu planen. Bei Beantragung der Haushaltsmittel für die Großgerätebeschaffung muss die Finanzierung der Baumaßnahme gesichert sein.
Die Anträge „Großgeräte der Länder“ sind wie folgt beim im MW zuständigen Referat 44 einzureichen:
2 Papierausfertigungen (geheftet!),
1 Datenträger (beschriftet),
1 Anschreiben.

Die Anträge „Forschungsgroßgeräte nach Art. 91b GG“ sind über das elan-Portal elektronisch bei der DFG einzureichen. Das Quittungsdokument ist jeweils zwecks Erklärung des Sitzlandes (Zusicherung der Kofinanzierung) dem im MW zuständigen Referat 44 vorzulegen.

1.2.2 CIP-Anträge

„CIP-Anträge“ betreffen ausschließlich die Beantragung von Computerpools für die Lehre.

Die Begutachtung der CIP-Beschaffungen erfolgt durch die IT-KOM.
Die Anträge sind beim im MW zuständigen Referat 45 einzureichen. Dieses Referat ist für die Formulare und das Antrags- bzw. Begutachtungsverfahren zuständig.
Erst nach positiver Votierung der IT-KOM werden die Vorgänge vom Referat 45 an das Referat 44 weitergegeben. Die Zuständigkeit für das weitere Verfahren liegt dann im Referat 44.

2. Beschaffungsverfahren

Für die Vergabeverfahren und die Einhaltung aller haushaltsrechtlichen Belange liegt die Zuständigkeit bei den Hochschulen und Universitätskliniken.

Grundsätzlich darf nur das beschafft und mit öffentlichen Mitteln finanziert werden, was die DFG / IT-KOM begutachtet und empfohlen hat.

Grundsätzlich sind bei Vertragsabschluss keine Vorleistungen vorzusehen.

Wenn eine Unabdingbarkeit vorliegt, kann eine Anzahlung vereinbart werden. (§ 56 LHO)

Zur Verringerung des Verwaltungsaufwandes sollten Anträge auf Mittelfreigaben, die ein Großgerät betreffen, möglichst zusammen beantragt werden.

3. Sonstiges

Die DFG-Empfehlungen für die „Großgeräte der Länder“ haben grundsätzlich eine Gültigkeitsdauer von zwei Jahren.
Erlasse/Schreiben bezüglich der Großgeräte vom MW werden grundsätzlich an die Kanzlerin/den Kanzler, die Leiterin der Verwaltung/den Leiter der Verwaltung oder die Kaufmännische Direktorin/den Kaufmännischen Direktor gerichtet.
Anträge/Schreiben an das MW sind grundsätzlich von der Kanzlerin/dem Kanzler, der Leiterin der Verwaltung/dem Leiter der Verwaltung oder der Kaufmännischen Direktorin/dem Kaufmännischen Direktor zu unterzeichnen. Diese Aufgabe kann delegiert werden. Dazu wäre eine entsprechende Erklärung erforderlich.
In Anträgen/Schreiben der Universitätskliniken an das MW, die sich auf Großgerätebeschaffungen der Medizinischen Fakultäten beziehen, ist der Zusatz „Im Auftrag der Medizinischen Fakultät“ aufzunehmen.