Dienstreisen & Fortbildungen

Dienstreiserichtlinie

Eckpunkte zur Dienstreiserichtlinie

Eine Fort- bzw. Weiterbildung ist eine spezielle Form der Dienstreise. Hier wird eine Veranstaltung besucht, die geeignet ist, die Durchführung der Dienstaufgaben des Bediensteten zu fördern.

Bei allen Fortbildungen gilt die Zustimmungspflicht des Personalrates (außer bei Beamten). Hier ist es wichtig zu beachten, dass der Fortbildungsantrag mindestens 4 Wochen vor Antritt der Dienstreise zu beantragen ist.

Fortbildungsantrag

Fortbildungen sind nachträglich in der elektronischen Zeiterfassung (QIS-Mitarbeiterportal) zu erfassen.

Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen haben eine unterschiedliche Dauer. Generell ist die tatsächliche Zeitdauer der Maßnahme zu buchen. Maximale Zeitdauer ist hier die individuelle Sollarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag zulässig. Diese Regelung gilt auch für Teilzeitmitarbeitende.

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte (Magdeburg oder Stendal).

Ein Dienstgeschäft liegt vor, wenn Aufgaben verfolgt werden, die zum Hauptamt an der HS Magdeburg-Stendal gehören.

Der Begriff "Dienstgeschäft" - auch im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen - knüpft an das konkrete Amt im funktionellen Sinne an. Als Dienstgeschäfte sind demnach die im konkreten Amt zur unmittelbaren Erledigung übertragenen Dienstaufgaben anzusehen.

Die Begrifflichkeit Dienstgänge wurde abgeschafft und durch Dienstreise am Dienst- oder Wohnort ersetzt. Diese müssen in geeigneter Form dem Fachvorgesetzten oder Dienstvorgesetzten angezeigt werden. Ein Dienstreiseantrag entfällt und eine Kostenerstattung ist nicht möglich.

Dienstreisende sind:

• im Landesdienst stehende Professorinnen und Professoren einschl. Vertretungsprofessoren und Vertretungsprofessorinnen
• im Landesdienst stehende Beamtinnen und Beamte, Angestellte sowie Arbeiterinnen und Arbeiter
• im Landesdienst stehende studentische Aushilfen im Verwaltungsdienst, die im Ausnahmefall eine Dienstreise ausführen.

Keine Dienstreisenden sind:

• pensionierte Professorinnen und Professoren,
• Privatbedienstete eines Professors,
• Stipendiaten, Diplomanden, Doktoranden, es sei denn, sie stehen in einem Beschäftigungsverhältnis zum Land Sachsen-Anhalt, vertreten durch die HS MD-SDL,
• Personen, die in keinem Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit der HS stehen

Die Durchführung von Dienstreisen bedarf der schriftlichen Anordnung oder Genehmigung durch die zuständige Stelle. Die schriftliche Genehmigung dient der Rechtssicherheit (z.B. Anspruch auf Reisekostenvergütung, Unfallfürsorge etc.)

Bei der Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu berücksichtigen.

• Für Professorinnen und Professoren sowie Lehrkräfte für besondere Aufgaben genehmigt der Dekan/die Dekanin des jeweiligen Fachbereichs.
• Für die Dekaninnen und Dekane genehmigt die Rektorin/der Rektor.
• Auslandsdienstreisen des wissenschaftlichen Personals genehmigt dieRektorin/der Rektor.
• Für nicht-wissenschaftliches Personal genehmigen die Leiter:innen der jeweiligen Einrichtung, Abteilung bzw. der Servicebereiche.
• Für die Leiter:innen der Einrichtungen, Abteilungen und Servicebereiche genehmigt die Kanzlerin/der Kanzler.
• Auslandsdienstreisen des nicht-wissenschaftlichen Personals genehmigt die Kanzlerin/der Kanzler.

Die Genehmigenden sind gehalten, die Wirtschaftlichkeit jedes Dienstreiseantrags zu hinterfragen und zu prüfen. Insbesondere die Notwendigkeit ist darzulegen und ob der Zweck nicht auch auf andere Weise erreicht werden kann. Anträge, die nicht schlüssig begründet sind, dürfen nicht genehmigt werden.

Aus Sparsamkeitsgründen sollte ein Dienstgeschäft nach Möglichkeit nur von einer Person erledigt werden. Ist die Beteiligung von mehreren Personen erforderlich, bedarf es einer hinreichenden Begründung.

Bei kalendertäglicher Änderung der Dienstreise ist ein neuer Antrag notwendig, da die Dienstreise nur für den beauftragten Zeitraum genehmigt wurde und auch nur diesbezüglich Versicherungsschutz besteht.

Eine Begründung ist in diesem Fall notwendig. Bitte hierzu eine Erklärung höherer Übernachtungskosten entsprechend dem Vordruck verwenden.

Erklärung zu Übernachtungskosten

Bei Übernachtungskosten im Rahmen von Drittmittelprojekten ist vorab zu prüfen, ob der Geldgeber eine Abrechnung der Reisekosten nach BRKG fordert.

Private BahnCard

• Die Kosten für eine privat beschaffte BahnCard werden erstattet, wenn sich der Preis für die Anschaffung der BahnCard im Geltungszeitraum vollständig armotisiert hat. Eine Erstattung ist auf Antrag möglich.

Im Land Sachsen-Anhalt gilt grundsätzlich, dass notwendigen Fahrkosten in der 2. Klasse erstattet werden (§ 4 BesVerg EG LSA in Verb. mit § 4 BRKG). Andere Sparpreise der 1. Klasse, sind nicht erstattungsfähig.

Sollten Sie die 1. Klasse gebucht haben, so tragen Sie die Mehrkosten für die höhere Buchungsklasse selbst, erstattet bekommen Sie lediglich den vergleichbaren Fahrpreis der 2. Klasse.

Gleiches gilt für Flugreisen. Diese werden in der economy class erstattet (siehe dazu auch die Ergänzung Auslandsdienstreisen).

Die Dienstreise ist grundsätzlich nur wie beantragt bzw. genehmigt abrechenbar. Kurzfristige, Triftige Gründe vor Antritt der Dienstreise können zur Änderung führen.

Triftige Gründe sind zum Beispiel, wenn

• der Geschäftsort nicht anders oder nicht pünktlich erreicht werden kann (Ausfall Zug etc.)
• eine konkrete Gefährdung des Dienstreisenden besteht

Bitte erläutern Sie die Änderung der Durchführung der Dienstreise in Ihrer Dienstabrechnung.

Wurde zum Beispiel als Befördungsmittel der PKW genutzt (Bahn genehmigt), so muss diese Nutzung ausführlich begründet werden. Im Einzelfall wird entschieden, ob die Bahnkosten oder die kleine Wegstreckenentschädigung erstattet werden.

Sowohl der Dienstreisende als auch der Genehmigende haben bei der Wahl des Beförderungsmittels die Grundsätze einer sparsamen Haushaltsführung zu beachten.

Generell gilt, dass die Wahl des Verkehrsmittels nicht von den Dienstreisenden allein getroffen werden kann, sondern der Dienstherr die abschließende Entscheidung trifft.

Eine Entscheidung ob öffentliche Verkehrsmittel benutzt werden oder die kleine Wegstreckenentschädigung gewährt wird, ist immer unter Berücksichtigung des Wirtschaftlichkeits- und Sparsamkeitsgrundsatzes zu treffen.

Auch wenn bei Benutzung des privaten KfZ die kleine Wegstreckentschädigung (0,20 €/km, max. 130,00 €) gewährt werden soll, ist eine Begründung durch den/die Dienstreisende(n) zu erbringen.

Taxikosten können im Ausnahmefall erstattet werden, wenn zum Beispiel:

• die Ankunft am Bahnhof zwischen 22 Uhr und 6 Uhr liegt (Vermerk vom Taxifahrer auf Quittung)
• dringende dienstliche (Einzelfallentscheidung) oder persönliche Gründe (Gesundheitszustand) bestehen
• schweres und/oder sperriges Dienstgepäck > 40 kg (inkl. dienstlich veranlassten persönlichem Gepäck) mitgeführt werden
• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren (z.B. Streik)

Ortsunkenntnis und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe.

Bitte erläutern Sie die Änderung in Ihrer Dienstabrechnung.

Triftige Gründe für die Anmietung eines Mietwagens liegen vor, wenn:

• zur Erledigung des Dienstgeschäftes regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht genutzt werden können und deshalb ein Kraftfahrzeug benutzt werden muss
• ein Dienstwagen nicht zur Verfügung steht

Es können nur die Kosten für die Anmietung eines Kraftfahrzeuges der unteren Mittelklasse (z.B Golfklasse) erstattet werden. Die Anerkennung triftiger Gründe ist vor der Anmietung einzuholen.

In der Regel werden Mietwagen von der Abteilung Facility Management bestellt.

Eine Dienstreise kann am Wohnort des Beschäftigten angetreten werden, wenn es nicht zumutbar oder unwirtschaftlich ist, die Dienstreise vom Dienstort anzutreten. Der Wohnort ist grundsätzlich der Wohnsitz, von wo aus sich der/die Beschäftigte sich den überwiegenden Teil zur Arbeit begibt.

Dienstreisen sind nachträglich in elektronischen Zeiterfassung (QIS Mitarbeiterportal) zu erfassen.

Dienstreisen können auch am Arbeitsplatz beginnen bzw. enden:

• Bei Dienstreisen, die vom Arbeitsplatz aus beginnen, wird in der Zeiterfassung "GEHEN" protokolliert und die Zeit der Dienstreise dann nachträglich erfasst.

• Bei Dienstreisen, die am Arbeitsplatz beendet werden, wird in der Zeiterfassung "KOMMEN" gebucht und die Zeit der Dienstreise dann nachträglich erfasst.
  

Als Arbeitszeit zählt die am Zielort der Dienstreise verbrachte Zeit des Dienstgeschäftes. In der Regel wird die tarifliche, regelmäßige Soll-Arbeitszeit zur Einbuchung kommen.

Reise-, Ruhens- sowie Pausenzeiten sind nicht per se als Arbeitszeit zu buchen.

Nicht zur Arbeitszeit zählen beispielsweise:

• Besuch der Hotelbar
• Spaziergänge durch die Stadt
• Besuch kultureller Einrichtungen
• Essen, Trinken, Schlafen
• Einkaufen
• Tätigkeiten, die als Freizeitaktivität innerhalb der Dienstreise angeboten werden, wie Frühgymnastik

Gemäß Arbeitszeitgesetz darf die Höchstdauer der täglichen Arbeitszeit 10 Stunden nicht überschreiten. Die gesetzlichen Ruhenszeit muss gleichfalls gewahrt werden.

Für Fortbildungen siehe abweichende Regelung.

Für Mitarbeitende mit Vertrauensarbeitszeit gilt hier die manuelle Erfassung der Arbeitszeit.

Nur sofern alle Unterlagen zur Reisekostenabrechnung vollständig abgegeben wurden, beginnt die Arbeit im Personaldezernat. Damit Sie nichts vergessen, finden Sie unter dem Reiter Dienstreisen > Nach der Reise eine Übersicht aller erforderlichen Unterlagen.

Eine Erstattung Ihrer Reisekosten kann bei sehr hohem Aufkommen durchaus 2 - 3 Monate dauern. Hier geht nichts verloren. Ihr Antrag wird schnellstmöglich bearbeitet.

Wichtig: Eine Erstattung der Reisekosten kann nur veranlasst werden, wenn die Unterlagen vollständig mit der Abrechnung eingereicht werden. Bitte achten Sie auf die Vollständigkeit.

Zur Abrechnung der Reisekosten haben Sie nach Dienstreisebeginn max. 6 Monate Zeit. Nach Ablauf dieser Frist kann keine Reisekostenerstattung mehr gewährt werden.

Bitte reichen Sie Ihre Belege  (Rechnungen, Fahrkarten, Flugtickets) fristgerecht ein.

Nach Ablauf der 6-monatigen Frist sind eventuell gewährte Reisekostenvorschüsse in voller Höhe zurückzuzahlen.

Grundlage für die Bemessung dieser Mehraufwandsentschädigung ist § 9 Absatz 4a Satz 3 Einkommensteuergesetz (EStG).

Das Land Sachsen-Anhalt hat den Tagegeldanspruch abweichend davon geregelt (b. B. siehe § 4 BesVersEG LSA), sodass Folgendes gilt:

• mehr als acht Stunden: 6,00 €
• mindestens 14 Stunden: 12,00 €
• mindestens 24 Stunden: 24,00 €

Eine Dienstreise, die sich über zwei Kalendertage erstreckt, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.

Hat sich ein:e Beschäftigte:r entschlossen, den privaten PKW zu nutzen, so besteht ausschließlich im Rahmen der Reisegenehmigung "große Wegstreckenentschädigung" wegen des besonderen dienstlichen Interesses eine Sachschadenshaftung.

Bei der "kleinen Wegstreckenentschädigung" besteht kein Anspruch.

Entfällt eine Dienstreise aus einem von der oder dem Bediensteten nicht zu vertretenden Grund, werden durch die Vorbereitung entstandene, nach diesem Gesetz abzugeltende Auslagen erstattet.

Liegt eine Genehmigung für Tele-Heim-Arbeit vor, so wird ie Arbeitsleistung abweichend vom regulären Dienstort erbracht.

In der Folge wird erwartet, dass bei der Kleinen Wegstreckenentschädigung, die für die Dienstreise kürzeste Wegstrecke, herangezogen wird.

Dann kann somit der Wohnort oder alternativ der Dienstort (Magdeburg oder Stendal) sein.

Obwohl wir in der Europäischen Union leben, unterscheidet man immer noch zwischen Inland, d.h. die Bundesrepublik Deutschland, und dem Ausland, d.h. alle anderen Länder der Welt.

Auslandsdienstreisen sind somit alle durch den Beruf bedingten Reisen zwischen Inland und Ausland sowie im Ausland.

Bei Auslandsdienstreisen sind neben  den Vorschriften des BRKG insbesondere die Regelungen der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) in der zurzeit gültigen Fassung zu beachten.

Erklärung zu Auslandsdienstreisen

Die Verpflegungsaufwendungen + Übernachtungskosten für berufl. und betriebl. veranlaßte Auslandsdienstreisen ab 2024 lauten wie folgt:

Übersicht Auslandstagegeld

Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachungsgelder vom 17.11.2023

Flugtickets (innerhalb Europas) können ausschließlich in der economy-class gebucht und erstattet werden. Dauert die reine Flugzeit mehr als vier Stunden, können die Kosten einer höheren Beförderungsklasse im Einzelfall erstattet werden. Bei Fragen wenden Sie sich hierzu im Vorfeld an die Abteilung Personal. Flugtickets der 1. Klasse sind - unabhängig vom Reizeziel - ausgeschlossen.

Sofern ein dienstlicher Auftrag von Beschäftigten (gilt für tariflich Beschäftigte und Beamte und Beamtinnen) im Ausland erledigt wurden soll, so wären neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig. Die Dauer der Beschäftigung (kurzfristig oder kurzzeitig) ist dabei unerheblich. Zur Vermeidung des Verdachts der Schwarzarbeit ist eine A1 Bescheinigung bei der eigenen Krankenversicherung zu beantragen. Das gilt unabhängig davon, ob man bei seiner Krankenversicherung pflichtversichert, freiwillig oder evtl. familienversichert ist. Für Beamtinnen und Beamte, die nicht gesetzlich krankenversichert sind, ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig.

Es gibt unterschiedliche A1-Bescheinigungen für das europäische und internationale Ausland.

Der Antrag des Absendens der A1 Bescheinigung dient bereits als Beleg. Sollten Sie die Bestätigung nicht rechtzeitig zur Auslandsreise erhalten, so legen Sie den Antrag als Nachweis vor. Gute Hinweise findet man auf der Seite der Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA).

Bei jedem Grenzübertritt aus dienstlichen Gründen (Konferenzteilnahme, Besprechungen, Fortbildung) wird im Vorfeld eine A1 Bescheinigung nötig. Das gilt für Professoren, wissenschaftlich Beschäftigte, Tarifmitarbeiter - kurz für Jeden und Jede.