E-Mail und News

Sie müssen keine Einstellungen vornehmen und sich nicht um die sichere Verbindung kümmern. Sie haben jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf alle Ihre Nachrichten (vorausgesetzt Sie arbeiten ausschließlich via WebMail), da Sie ausschließlich auf dem Server arbeiten. Sie benötigen lediglich einen Internet-Zugang und einen Web-Browser. Die URL für den Zugang zu WebMailer der Hochschule Magdeburg-Stendal lautet:

https://groupware.h2.de

Weiterhin stehen Ihnen eine Reihe von zusätzlichen Funktionen zur Verfügung. Das sind im einzelnen:

• Zugriff auf das E-Mail-Adressen-Verzeichnis der Hochschule sowie auf Ihr eigenes, welches Sie selbst bearbeiten können
• Filterregeln zum Einsortieren vom empfangenen Nachrichten in entsprechende Ordner
• Erstellen einer Abwesenheitsnotiz (der Absender einer Nachricht bekommt eine Mitteilung, dass Sie momentan seine Nachricht aus diesen oder jenen Gründen nicht lesen können, z.B. Dienstreise, Urlaub usw.)
• Einrichten einer Weiterleitung für neu ankommende Nachrichten an eine andere E-Mail-Adresse (für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur an interne Adressen)

sowie für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch:

• Aufgaben-Editor für anstehende Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und Wiedervorlagedatum
• Kalender für persönliche Termine oder Termine mit Kollegen
• Für das Signieren bzw. Verschlüsseln von E-Mails ist ein Nutzer-Zertifikat notwendig. Informationen zur Beantragung und Einbindung in EGroupware sind in unserem Wiki unter Nutzer-Zertifikate zusammengefasst.

Weitere Hinweise entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe. Sollten trotzdem noch Fragen offen bleiben, nutzen Sie auch unser Wiki oder wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen System-Administrator oder an den Postmaster der Hochschule via E-Mail unter postmaster@h2.de.

Ein "persönlicher Name" ist eine beliebige Zeichenkette, die von vielen Mailprogrammen an eine E-Mail-Adresse als Textkommentar angefügt oder vorangestellt werden kann.

Fügen Sie bitte auf jeden Fall einen persönlichen Namen an E-Mail-Adresse wie fp344188@foo.chaos.com an. Er identifiziert die Person wesentlich besser als die "nackte" E-Mail-Adresse!

Benutzen Sie bitte aussagekräftige Namen: "Rate mal" oder ähnliches könnten dem Empfänger sauer aufstoßen.

Persönliche Namen in der E-Mail-Adresse des Empfängers können es dem Postmaster am "anderen Ende der Leitung " erleichtern zu helfen, den tatsächlichen Empfänger der Nachricht zu ermitteln, auch wenn die E-Mail-Adresse nicht korrekt ist.

Beispiel:
Die Adresse fp344188@foo.chaos.com vermittelt weniger Information, als wenn sie in der Form

Ford Prefect <fp344188@foo.chaos.com>

geschrieben wäre! Beachten Sie auch die Schreibweise. Schließen Sie E-Mail-Adressen immer mit den Zeichen < und > ein und geben Sie den Textteil der nicht zur E-Mail-Adresse gehört ohne irgendwelche "Begrenzer" ein.

Fügen Sie immer, aber auch wirklich immer, eine Betreff-Zeile in Ihre Nachricht ein bzw. füllen Sie das Feld "Subject:" immer aus! Fast alle Mail-Systeme konfrontieren Sie mit einer Betreff-Zeile, wenn Sie Ihren elektronischen Briefkasten durchschauen, und oft ist sie der einzige Hinweis, den der Empfänger von einer Nachricht hat, wenn er Nachrichten suchen und einsortieren will.

Füllen Sie die Betreff-Zeile mit wirklichen Inhalten. Wenn Sie z.B. eine Nachricht an den Support einer Software-Firma schreiben und als Betreff den Namen der Firma angeben, hätten Sie sich diese "Zusatzinformation" gleich sparen können.

Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, jedoch den Grund Ihrer Konversation ändern wollen, ändern Sie bitte die Betreff-Zeile auch - besser noch, sie schreiben eine völlig neue Nachricht. Der Betreff ist üblicherweise der leichteste Weg, den Weg einer Konversation nachzuverfolgen. Daher kann die Änderung des Konversationsthemas ohne Änderung des Betreffs verwirrend sein und das Einordnen der Nachricht schwierig machen.

• Versuchen Sie, die Länge Ihrer Nachricht dem Tenor der Konversation anzupassen: wenn Sie lediglich eine schnelle Anfrage machen wollen, dann fassen Sie sich bitte kurz und kommen Sie auf den Punkt.

• Ganz allgemein: Halten Sie sich so strikt wie möglich an den Betreff Ihrer Nachricht. Falls Sie wirklich auf ein völlig neues Thema verzweigen müssen, dann ist es oft besser eine neue Nachricht zu schreiben, die es dem Empfänger erlaubt, sie eventuell unter einem anderen Themenbereich abzulegen.

• Verwenden Sie - gerade im Deutschen mit seiner alles in allem doch hilfreichen Klein- und Großschreibung - bitte keine Blockschrift! Sie ist schwer zu lesen und kann auch als "lautstarke Äußerung" aufgefasst werden (obwohl eine kurze, wichtige Bemerkung in Großbuchstaben zur Klarheit beitragen kann). Versuchen Sie, Ihre Nachricht in logische Absätze zu unterteilen und vermeiden Sie allzu lange Sätze.
• Zugegeben - E-Mail ist schnell. Aber das heißt noch lange nicht, dass man beim Schreiben schludern sollte. Achten Sie bitte auch auf korrekte Grammatik, Interpunktion und Rechtschreibung. E-Mail dient vor allem der Kommunikation - Fehler dieser Art machen Nachrichten schlecht lesbar und können verwirren.
• Vermeiden Sie öffentliche Anschuldigungen unterhalb der Gürtellinie (engl.: "flames" - Nachrichten, die im Zorn verschickt wurden). Nachrichten, die in der Hitze des Augenblicks verschickt werden, bringen i.a. die Situation nur zum Eskalieren und werden meist später bedauert. Kühlen Sie lieber erst Ihr erhitztes Gemüt, bevor Sie einen solchen Verbalkrieg starten. (Brühen Sie sich eine gute Tasse Tee auf - es ist erstaunlich, wie sehr man sich in dieser kurzen Zeit beruhigt, überdies lässt der Genuss einer Tasse guten Tees die Widerwärtigkeiten dieser Welt vergessen - man kann auch eine rauchen).

• Nehmen Sie in Ihren Text genügend viel vom Originalbrief mit auf, damit der Zusammenhang für Ihren Adressaten besser nachvollziehbar ist.
  Bedenken Sie außerdem, dass eine E-Mail nicht "live" ist, wie z.B. ein Telefongespräch, und dass der Empfänger den Inhalt der Originalnachricht nicht nachfragen kann, erst recht nicht, wenn er oder sie täglich viele Nachrichten erhält. Wenn Sie die relevanten Teile des Originaltextes mit in Ihre Antwort aufnehmen, hilft das dem Empfänger, sich den Kontext der Diskussion oder der Konversation wieder ins Bewusstsein zu rufen.
• Wiederholen Sie dabei vom Original nur das Minimum, das Sie wirklich brauchen. Eines der ärgerlichsten Erlebnisse mit E-Mails (besonders beliebt in Newsgroups!) ist jene: Sie erhalten Ihre eben geschriebene Fünf-Seiten-Nachricht vollständig zitiert zurück, während der Absender lediglich die beiden inhaltsschweren Worte "Ich auch" am Fuße der Nachricht hinterlassen hat. Gehen Sie mit Originalzitaten möglichst sparsam um. Zitieren Sie nur genau das, was Sie zur Klarheit Ihrer eigenen Äußerungen benötigen.
• Verwenden Sie bitte auch visuelle Markierungen, damit Ihr Adressat sehen kann, wo er selbst von Ihnen zitiert wird und wo Sie ihm antworten - das macht Ihre Antwort wesentlich lesbarer. Das Zeichen ">" ist ein typisches Markierungszeichen für zitierten Text (es wird bei den meisten E-Mail-Programmen automatisch an den Anfang jeder Textzeile beim Aufruf der Funktion "Reply" vorangestellt).
• Achten Sie bitte sorgfältig darauf, wohin Ihre Rückantwort geht. Konkret gesagt: es kann höchst peinlich für Sie sein, wenn eine persönliche Nachricht in einer Verteilerliste (mailing list) landet und es ist in der Regel ärgerlich für die anderen Personen auf der Verteilerliste.
• Fragen Sie sich, ob Ihre Antwort tatsächlich gerechtfertigt ist - eine Rückantwort an einen List-Server, in der nur drinsteht "Das finde ich auch!", sollten Sie möglicherweise besser privat an den Autor der Originalnachricht schicken.

Eine "Signatur" ist ein kleiner Textblock, der ans Ende Ihrer Nachrichten angefügt werden kann. Er enthält Informationen, wo und wie Sie erreichbar sind (z.B.: Name, Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer).

Viele Mail-Programme können automatisch eine Signatur an Ihre Nachrichten anhängen. Signaturen sind eine sehr gute Erfindung, aber auch Gegenstand des Missbrauches; Ausgewogenheit ist der Schlüssel für eine gute Signatur.

• Verwenden Sie eine Signatur wann immer Sie können: Stellen Sie sicher, dass sie Sie identifiziert und dass sie Alternativen angibt, Sie zu erreichen (z.B. Telefon und Fax). Auf vielen Systemen, vor allem, wenn Mails über Gateways geleitet werden, ist Ihre Signatur möglicherweise für den Empfänger der einzige Hinweis, mit dem er feststellen kann, wer Sie sind.
• Halten Sie Ihre Signatur kurz - vier bis sieben Zeilen sollten maximal genügen. Unnötig lange Signaturen vergeuden Platz (vor allem, wenn Sie an Verteilerlisten geschickt werden) und können als lästig empfunden werden.

Beispiel Signatur:
------- Karl Heinz Mustermann -----------
Neue Strasze 10    | Tel: ++49 123 456 4567
19191 Gruenstadt | Fax: ++49 123 456 4568

E-Mail ist in erster Linie Kommunikation mit anderen Menschen, daher sollte eine gewisse Höflichkeit selbstverständlich sein.

Wenn Sie um etwas bitten, vergessen Sie bitte das Wort "Bitte" nicht! Genauso selbstverständlich sollte es sein, dass Sie sich für die Mühe, die Ihr Adressat sich für Sie gemacht hat, bedanken! Obwohl es mir fast peinlich ist, diese Selbstverständlichkeiten hier anzuführen, ist es immer wieder erstaunlich, wie viele Menschen mit sonst perfekten Umgangsformen Ihre guten Manieren in Ihren E-Mails zu vergessen scheinen.

Erwarten Sie keine sofortige Antwort. E-Mail zu verwenden bedeutet nämlich auch, Kommunikation dann durchführen zu können, wenn dies zeitlich möglich ist. Wenn Sie also nach zehn Minuten noch keine Antwort erhalten haben, nehmen Sie es bitte nicht persönlich! Es heißt nicht, dass der Empfänger Sie ignoriert.

Seien Sie sich immer bewusst, dass es kein sicheres Mail-System gibt. Es ist leichtsinnig, sehr persönliche oder heikle Informationen per E-Mail zu verschicken. Denken Sie auch an den Empfänger - Sie sind nicht die einzige Person, die peinlich in Verlegenheit käme, wenn eine delikate Nachricht in falsche Hände fiele.

E-Mail hat sehr viel von der Unmittelbarkeit einer Konversation, ist aber völlig frei von "Körpersprache". Die Internet-"Subkultur" hatte vor Jahren eine Antwort auf dieses Problem: "Smiley-Gesichter", oder Gruppen von ASCII-Zeichen, die wie ein Gesicht auszusehen scheinen, das auf die Seite gedreht ist.

Die gebräuchlichsten Smiley-Gesichter sind wohl folgende:
:-) oder :)
 Ein lachendes Gesicht, das auf die Seite gedreht ist; allgemein verwendet, um anzuzeigen, dass man amüsiert ist oder dass ein Kommentar als lustig oder ironisch angesehen wird.

:-( oder :(
 Ein unglückliches Gesicht (auf der Seite stehend); allgemein verwendet, um Enttäuschung oder Sorge auszudrücken.

;-)
 Ein blinzelnder Smiley; er zeigt üblicherweise an, dass eine Bemerkung einem nicht ganz abgenommen worden ist.

;->
 Ein boshafter Smiley; zeigt gewöhnlich an, dass eine Bemerkung als provokativ aufgefasst wurde.

Es gibt eine Reihe von anderen Smileys, die mehr oder weniger gut zu verstehen sind.

Die Verwendung der gängigen Smileys kann die Klarheit Ihrer Botschaft merklich verbessern, da diese Nuancen vermitteln können, die Gesten gleichkommen. Jedoch wie immer bei Ausschmückungen - zu viele Smileys im Text können ihre eigentliche Bedeutung zerstören. Verwenden Sie sie also gut dosiert!