HISinONE: Neues Campusmanagement-System für die Hochschule Magdeburg-Stendal

Ziel ist es, die Abläufe im Hochschulalltag so transparenter und einfacher handhabbar zu gestalten.

• Für Studierende, die bei der Organisation ihres Studiums besser geführt werden sollen.
• Für Dozentinnen und Dozenten, die Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung der Lehre erhalten und von administrativen Tätigkeiten entlastet werden.
• Für die Beschäftigten in der Verwaltung, die zum reibungslosen Ablauf rund um die Studien- und Lehrorganisation beitragen und mit HISinOne eine integrierte Plattform für die Verwaltungsprozesse erhalten.

Die neue, integrierte Campusmanagement-Lösung wird folgende Module umfassen.

• Bewerbungs- und Zulassungsmanagement (APP); dabei wird das neue Modul APP das Altsystem ZUL ablösen.
• Studierendenmanagement (STU), das die Pflege von Studierendendaten und Erhebung von Studienbeiträgen umfasst. Das neue Modul STU löst SOS ab.
• Studiengangsmanagement (EXA SM), das die Pflege von Studien- und Prüfungsordnungen sowie die Abbildung und Pflege von Modulhandbüchern beinhaltet.
• Prüfungsmanagement (EXA PM), das die Planung von Prüfungen, die Anmeldung und Zulassung von Studierenden zu Prüfungen, die Organisation von Prüfungen und die Erstellung von Leistungsbescheinigungen umfasst. Das Altsystem POS wird durch EXA PM abgelöst.
• (Lehr-)Veranstaltungsmanagement (EXA-VM), also die Planung von Lehrveranstaltungen, die Anmeldung von Studierende zu Lehrveranstaltungen, die Raumzuordnung und die Pflege der Lehrendendaten. LSF wird durch das neue System EXA VM abgelöst.

Ergänzend wird mit HISinOne-Business Intelligence ein Informationssystem zur Verfügung stehen, das umfangreiche, zielgruppenspezifische Analysen und Auswertungen erlaubt. Dieses wurde bereits für die so genannten GX-Module der aktuell im Einsatz befindlichen Software eingeführt. Der letzte Arbeitsschritt vor der Übernahme von HISinOne in den Routinebetrieb wird die Anpassung der Schnittstellen zum BI sein.

Zur Einführung von HISinOne werden alle zugehörigen Verwaltungsprozesse zunächst eingehend betrachtet. Die HIS e.G. bildet so genannte Rahmenprozesse ab, die auf der langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit den Hochschulen beruhen. Diese Abläufe werden geprüft und an die individuellen Bedarfe der Hochschule angepasst.

 Dabei werden die Bedürfnisse und Anforderungen aller in die Prozesse involvierten Mitglieder der Hochschule berücksichtigt. Die Prozessabbildung schafft für alle Bereiche der Hochschule ein umfassendes Verständnis von Abläufen und Zuständigkeiten. Auf dieser Basis erfolgt – wenn nötig – eine Optimierung und Modernisierung der Prozesse. Die Umstellung ist kein reines IT-Projekt, sondern auch Organisationsentwicklung. 

• HISinOne bietet ein integriertes Datenmodell für das Campusmanagement. Damit erfolgt der einheitliche Zugriff auf alle Funktionen von HISinOne über ein zentrales Webportal, das auch für mobile Geräte optimiert ist.
• In HISinOne sind alle Daten zu Studiengängen und zum Studienverlauf jederzeit verfügbar. Es stehen rund um die Uhr zahlreiche Online-Services für Studierende und Lehrende zur Verfügung. So sind Bescheinigungen einsehbar und zum Druck bereit, Anmeldungen und Rückmeldungen sind möglich sowie auch das Ändern einiger persönlicher Daten.
• Die Verwaltung von Lehrveranstaltungen sowie Prüfungsterminen und -leistungen ist vereinfacht, die Suche nach Räumen und deren Buchung komfortabel. Überbuchungen und Terminkollisionen werden erkannt und vermieden. So werden die administrativen Tätigkeiten verringert.
• Durch die Anbindung von Moodle können Lehrende sowohl Veranstaltungen auch als Online-Kurse einrichten.
• Das Webportal ist auch die Arbeitsplattform für die Beschäftigen im Immatrikulations- und Prüfungsamt. Sie profitieren von der intuitiven Bedienbarkeit und den vereinheitlichten Strukturen.
• Der Datenbestand im System ist immer aktuell und redundanzfrei.