An den Studiengangsgesprächen nehmen Vertreter:innen aller am Studiengang beteiligter Personengruppen wie die:der Studiengangsverantwortliche, Studierende, Lehrende, die:der Fachbereichsqualitätsbeauftragte, Studierende, Lehrende, ggf. Studiengangskoordinator:in-nen und Laboringenieur:innen sowie mindestens einmal im Qualitätsturnus ein:e Vertreter:in der Hochschulleitung teil. Des Weiteren können anlassbezogen Vertreter:innen aus dem Dekanat des Fachbereichs oder fachbereichsexterne Personen bspw. aus den Serviceeinrichtungen der Hochschule hinzugezogen werden. Studiengangskonferenzen finden mindestens einmal im Rahmen des achtjährigen Qualitätsturnus statt. Diese können ein Studiengangsgespräch ersetzen. Neben den für die Studiengangsgespräche genannten Personen werden hier zusätzlich das Dekanat insbesondere die:der Studiendekan:in, die:der zentrale Qualitätsbeauftragte und externe Expert:innen wie Lehrende und Studierende anderer Hochschulen, Personen aus der Berufspraxis und Alumni involviert.

Mindestens einmal im Rahmen des Qualitätsturnus. Dieser ist in der Regel acht Jahre lang.

Studiengangsgespräche finden mindestens einmal im Jahr statt, um die Kontinuität der Qualitätsentwicklung im Studiengang zu gewährleisten. Eine Studiengangskonferenz kann ein Studiengangsgespräch ersetzen.

Für die Organisation der Gesprächsformate ist in der Regel die:der Studiengangsverantwortliche (Studiengangsleitung) gemeinsam mit der:dem Fachbereichsqualitätsbeauftragten zuständig. Sollte die:der Fachbereichsqualitätsbeauftragte nicht verfügbar sein, kann eine vom Dekanat entsprechend beauftragte Person involviert werden. Die Vorbereitung von Studiengangsgesprächen ist weniger umfangreich. Wir empfehlen für die Vorbereitung  jedoch mindestens zwei Monate einzuplanen. Studiengangskonferenzen sind an sich umfangreicher und bedürfen einer längeren Planungsphase. Planen Sie dafür mindestens drei, idealerweise sechs Monate ein. Es gibt einen Leitfaden und eine Checkliste für die Vorbereitung von Gesprächsformaten. Es wird empfohlen diese zu nutzen (Leitfaden und Checkliste-Anlage 6).

Überlegen Sie sich, welche Personen die Rolle der externen Expertin:des externen Experten gut ausfüllen könnte, welche Institutionen könnten angefragt werden, sind besonders interessante Curriculumsgestaltungen anderer Hochschulen bekannt? Welche Netzwerke gibt es, die angesprochen werden könnten? Bitte senden Sie die Erklärung zur Unbefangenheit und Wahrung der Vertraulichkeit (Anlage 1) an die Expert:innen und fordern Sie diese ausgefüllt und unterschrieben zurück. Prüfen Sie ggf. die Unbefangenheit. Nach positiver Prüfung durch die Studiengangsleitung oder die:den Fachbereichsqualitätsbeauftragte:n können die Studiengangsdokumente (Anlage 2) für die externen Expert:innen freigegeben werden.

Die inhaltliche Ausgestaltung der Gesprächsformate verantworten die Teilnehmer:innen und insbesondere die Studiengangsverantwortlichen. Dabei kann eine offene Agenda bei der Erörterung studiengangspezifischer Herausforderungen sinnvoll und für die Evaluation des Studiengangs fruchtbar sein. Dennoch gehört es zu einer strukturierten Qualitätsentwicklung der Studiengänge, Aspekte der Studienqualität regelmäßig gezielt zu reflektieren und zu evaluieren. Um sicher zu stellen, dass alle wesentlichen Vorgaben der Akkreditierungsregularien evaluiert werden, wurde von der AG Systemakkreditierung ein Qualitätskriterienkatalog entwickelt. Aus den fachlich-inhaltlichen Kriterien des Katalogs leiten sich für die Studiengangsgespräche und -konferenzen Themenschwerpunkte ab, die im Zeitlauf des Qualitätsturnus verbindlich mindestens einmal besprochen werden müssen. In der Anlage 3 finden Sie Leitfragen, die Sie für die Vorbereitung und Durchführung der Gesprächsformate nutzen können. Bei Verständnisfragen oder Beratungs- und Unterstützungsbedarf können Sie sich gern an den Servicebereich für Qualitätsentwicklung, Hochschuldidaktik und Digitalisierung wenden. Entscheidend für den Erfolg der Gesprächsformate ist die Nachverfolgbarkeit der Ergebnisse, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten. Deshalb ist die Dokumentation der Gesprächsformate von hoher Bedeutung. Diese sollte im Sinne eines nachhaltigen Wissensmanagements differenziert und ausführlich genug, aber mit Blick auf das Verhältnis von Aufwand und Nutzen gestaltet sein. Das bedeutet, dass die Dokumentationen in Form eines ergebnisorientierten Protokolls gestaltet sein sollte, in dem die Ergebnisse und Erkenntnisse in nachvollziehbarer Form beschrieben sind, damit die wesentlichen Einschätzungen der Teilnehmer:innen und die Herleitung abgeleiteter Maßnahmen deutlich werden. Dabei soll ebenfalls klar erkennbar sein, wer für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich ist, in welchem Zeitrahmen die Umset-zung erfolgen soll und in welcher Form der Erfolg der Maßnahmen evaluiert wird (Wer macht was, wann, wie?). Sinnvoll ist es auch, im Protokoll Impulse und Ideen zu vermerken, die in einem folgenden Studiengangsgespräch oder in einer Studiengangskonferenz besprochen werden sollen. Vervollständigt wird das Protokoll durch die Informationen darüber, wer am Gesprächsformat teilgenommen hat, zu welcher Statusgruppe und zu welcher Institution die jeweiligen Personen gehört haben, wer moderiert und wer das Protokoll geschrieben hat. Für die Gestaltung des Protokolls finden sie in der Anlage 4 eine Protokollvorlage zur Nutzung. Ebenso kann zusätzlich zum Protokoll optional eine Teilnehmer:innen-Liste genutzt werden.

Die Protokolle werden im Anschluss allen Beteiligten und falls nicht beteiligt zusätzlich der:dem Fachbereichsqualitätsbeauftragten sowie der:dem zentralen Qualitätsbeauftragten zugeleitet. Je nach Erkenntnisgewinn und Interessenlage kann es sinnvoll sein, das Protokoll dem Dekanat insbesondere der:dem Studiendekan:in oder Gremien (bspw. dem Fachbereichsrat) zur Verfügung zu stellen, um dadurch über wirksame Maßnahmen und deren Um-setzung zu berichten oder auf dessen Grundlage einen studiengangsübergreifenden kollegialen Austausch anzustoßen. Die:der Studiendekan:in berichtet einmal jährlich der Kommission für Studium und Lehre schriftlich über den Stand der Evaluation der Studiengänge am Fachbereich. Grundlage für den Bericht sind die Protokolle der Studiengangsgespräche und -konferenzen des Fachbe-reichs. Bei der Erstellung des Berichts unterstützt die:der Fachbereichsqualitätsbeauftragte die:den Studiendekan:in. Im Rahmen der Nachbereitung der Gesprächsformate obliegt es zudem den Studien-gangsverantwortlichen gemeinsam mit der:dem jeweiligen Fachbereichsqualitätsbeauftragten die Umsetzung der abgeleiteten Maßnahmen zu koordinieren und deren Erfolg zu evaluieren. Sollte es im Zuge der Umsetzung der Maßnahmen zu Änderungen an der Studienprüfungs-ordnung, dem Modulhandbuch oder ähnlichem kommen, sind die Gremienwege einzuhalten (siehe auch Prozess Änderung eines Studiengangs).